TranChat ヘルプ 多言語ビジネスチャットシステム ■ TranChatの概要 TranChatは多言語対応のビジネスチャットシステムです。社内チャット・他社間チャット（フェデレーション）・AIリアルタイム翻訳を備えています。 主な特長 ・リアルタイム翻訳 — AI（GPT / Gemini）が送信メッセージを自動翻訳。日本語・英語・中国語・ベトナム語・ポルトガル語・韓国語の6言語対応 ・フェデレーション — 各社が独立インスタンスを持ち、信頼接続でルームを共有 ・ゲスト招待 — フリーランスや一人親方をゲストインスタンス経由で招待 ・PWA対応 — スマートフォン・PCブラウザからアプリのように使用可能 オンボーディング 初回ログイン時にオンボーディングメッセージが表示され、基本操作（アバター設定・フォント・送信キー・翻訳・通知・DM・ルーム機能など）の概要が案内されます。左上の企業ロゴをクリックすると、いつでもオンボーディングを再表示できます。 ■ インストール方法 iPhone（Safari） 1. Safariでサイトを開く 2. 下部の「…」メニューをタップし、「共有」を選択 3. 「ホーム画面に追加」をタップ 4. 名前を確認して「追加」をタップ → ホーム画面にアプリとして表示されます → インストール後、アプリ内のベルマークを押すと通知を有効にできます Android（Chrome） 1. Chromeでサイトを開く 2. 右上のメニュー（︙）をタップ 3. 「ホーム画面に追加」または「アプリをインストール」をタップ 4. 「追加」をタップ → アプリとしてホーム画面から直接起動できます パソコンの場合 ブラウザのアドレスバーに表示されるインストールボタンをクリックすると、デスクトップからアプリとして起動できるようになります。 ■ 権限の種類 管理者 — システム全体の管理者。ユーザー承認、AI設定、信頼関係管理、CSV一括追加 ディレクター — 社内業務の責任者。ユーザー追加申請、ルーム作成・管理、ゲスト招待 社内ユーザー — 一般社内メンバー。DM、アバター設定、言語切替 ゲスト — 外部招待ユーザー。招待されたルームでのメッセージ送受信のみ ■ ユーザー追加申請・承認 申請（ディレクター） 1. 社内設定画面の「ユーザー追加申請」カードから「新しい申請」 2. ユーザー名・表示名・メールアドレスを入力して送信 3. 初期パスワードは「ユーザー名@123」に自動設定 承認（管理者） 1. 管理画面の「申請」タブに未承認の申請一覧が表示（赤バッジで通知） 2. 内容を確認し「承認」をクリック 申請状況の確認 社内設定画面の「ユーザー追加申請」カードで自分の申請状況を確認できます。 ・承認済みの申請は30日間表示されます ・却下された申請は2週間で非表示になります ・審査中の申請は常に表示されます ■ AI翻訳設定 翻訳BOTが動作するにはAIプロバイダーのAPIキーが必要です。 OpenAIを使う場合 1. OpenAIでアカウントを作成しAPIキーを取得 2. 管理画面 →「翻訳AI・お知らせ」タブ → AIモデルでGPTモデルを選択 3. 「OpenAI APIキー」に入力して保存 Google Geminiを使う場合 1. Google AI StudioでAPIキーを取得 2. 管理画面 →「翻訳AI・お知らせ」タブ → AIモデルでGeminiモデルを選択 3. 「Gemini APIキー」に入力して保存 翻訳BOT（English BOT等）がルームに参加していれば自動翻訳されます。 ※APIの利用料金は各プロバイダー（OpenAI / Google）に直接発生します ■ 信頼関係（フェデレーション） 他社のTranChatインスタンスと接続し、ルームを共有できます。 1. 管理画面 →「企業連携」タブ → 相手のURLを入力して「接続リクエスト」 2. 相手側管理者が承認すると接続完了 3. 接続後、ルームメンバー追加時に「パートナー検索」が利用可能に ■ CSVユーザー一括追加 CSVファイルで複数ユーザーを一括登録できます。 CSV形式: username,display_name,email,native_language taro,山田太郎,taro@example.com,ja john,John Smith,john@example.com,en 管理画面 →「ユーザー」タブ →「CSVインポート」からアップロード。 ■ ユーザー復活 削除済みのユーザーを復活させることができます。 1. 管理画面 →「ユーザー」タブ →「復活」ボタンをクリック 2. 削除されたユーザーのメールアドレスを入力して検索 3. 該当ユーザーが表示されたら「復活」ボタンをクリック ※復活するとユーザーは再びログインできるようになります。ルームへの再参加は別途必要です。 ■ ルーム作成・メンバー管理 ルーム作成 1. 社内設定画面 → ルーム管理 →「+ ルーム追加」 2. ルーム名を入力して保存 メンバー追加 ・社内ユーザー: 名前で検索して追加 ・他社ユーザー: 「パートナー検索」で名前/メールで検索（フェデレーション接続必要） ・ゲスト: 「ゲストを追加」でメールアドレス完全一致検索 翻訳BOTの追加 メンバー追加で「翻訳」と検索し、必要な言語の翻訳BOTを追加します。 ※AI設定（APIキー）が管理者により設定済みであることが前提です ■ ゲスト招待 申請（ディレクター） 1. 社内設定画面の「ゲスト招待」カードから「新しい招待」 2. ゲストのメールアドレスと表示名を入力して送信 3. ゲストに確認メールが届く → リンクをクリックで本人確認完了 承認（管理者） 1. 管理画面の「申請」タブにゲスト申請一覧が表示されます（赤バッジで通知） 2. 内容を確認し「承認」をクリック 3. ゲスト用アカウントが自動作成され、パスワード設定メールがゲストに届きます ゲストをルームに追加 1. ルームのメンバー管理画面を開く 2. 「ゲストを追加」セクションでゲストのメールアドレスを入力（完全一致検索） 3. 検索結果から「追加」をクリック 申請状況の確認 社内設定画面の「ゲスト招待」カードで確認できます。 ・承認済みの申請は30日間表示されます ・却下された申請は2週間で非表示になります ・審査中の申請は常に表示されます ※却下された申請は再申請可能です ■ ダイレクトメッセージ（DM） サイドバー「コンタクト」の「+」ボタンから1対1のDMを開始できます。 ・社内・他社ユーザー（フェデレーション接続済み）に送信可能 ・ゲストはDMを開始できません 翻訳BOTの追加 チャット画面ヘッダーのロボットアイコンをタップすると、利用可能な翻訳BOTの一覧が表示されます。 ・スイッチをONにするとBOTがDMに参加し、メッセージが自動翻訳されます ・スイッチをOFFにするとBOTがDMから退出します ・複数のBOTを同時に追加することも可能です コンタクトの削除 1. 削除したいコンタクトのチャット画面を開く 2. チャットヘッダーのルーム名をクリックしてメンバー一覧を表示 3. 下部の「コンタクトを削除」ボタンをクリック ※削除するとメッセージ履歴も削除されます ■ プロフィール設定 アバター: 画面右上のプロフィールアイコンからアバター画像をアップロード（推奨: 正方形、2MB以下） 表示言語: プロフィール画面で選択。日本語/English/中文/Tiếng Việt/Português/한국어 電話番号: プロフィール画面で登録可能。「連携先に電話番号を公開する」でフェデレーション先にも共有 パスワード変更: プロフィール画面から現在のパスワードと新しいパスワードを入力して変更 ■ ファイル一覧 チャットヘッダーのファイルアイコンをクリックすると、そのルームでアップロードされたファイルの一覧が表示されます。ファイルをクリックするとプレビューまたはダウンロードできます。 ファイルの削除は管理者およびルーム作成者のみ可能です。 ■ 電話をかける チャット中に相手にすぐ電話をかけることができます（SIM回線を使った発信）。 1. チャット画面でメッセージのアバターをタップ 2. ユーザーカードに電話番号が表示されます 3. スマートフォンの場合は番号をタップするとそのまま発信できます ■ 予約送信・リマインダー 予約送信: チャットヘッダーの紙飛行機+時計アイコンで日時を指定してメッセージを予約送信 リマインダー: 目覚まし時計アイコンで指定日時にプッシュ通知で自分にリマインダーを送信 ■ ゲストとしての利用 初回ログイン 1. 招待企業がゲスト申請 → メールが届くのでリンクをクリックして本人確認 2. 管理者の承認後、パスワード設定メールが届きます 3. メール内のリンクからパスワードを設定 4. ログイン画面でメールアドレスまたはユーザー名でログイン できること: 招待されたルームでのメッセージ送受信、プロフィール設定 制限事項: 新規ルーム作成・DM開始はできません。他のユーザーの検索はできません。 ■ お知らせ機能 管理者がお知らせを作成すると、全ユーザーにモーダル形式で通知されます。 1. 管理画面 →「翻訳AI・お知らせ」タブでお知らせ内容を入力 2. 保存すると、全ユーザーに次回ログイン時またはアプリ復帰時にお知らせが表示されます 管理者がお知らせを更新すると、全ユーザーに再度表示されます。 ■ 未読メール通知 新しいメッセージ到着後、4時間以上未読のままの場合にメール通知が送信されます。 通知間隔は約50分おきにチェックされます。 メールアドレスが登録されていることが条件です。同じメッセージに対して重複通知はされません。 ■ 窓口（チケットシステム） チケットの投稿 1. サイドバーの「窓口」セクションに表示される窓口名をクリック 2. カテゴリ（不具合・改善提案・その他）を選択 3. 件名と相談内容を入力して「送信」 投稿すると専用のチャットルームが作成され、担当スタッフとメッセージでやりとりできます。 窓口担当者が解決済みにするとサイドバーから非表示になります。 ■ ナレッジBOT（自動回答） 窓口にナレッジBOTを配置すると、ユーザーからの問い合わせにAIが自動回答します。 BOTの作成・管理 1. 管理画面の設定ページからBOT管理画面を開く 2. 「新しいBOTを作成」でBOT名を入力して作成 3. 作成されたBOTは窓口のスタッフとして割り当て可能 ナレッジのアップロード ・対応形式: PDF、Word（DOCX）、Excel（XLSX）、CSV、テキスト（TXT/MD） ・BOTごとに専用のナレッジを設定可能 ・BOT以外のスタッフが回答した内容は自動的に蓄積され、以後のBOT回答の参考として活用されます ■ 部署管理 部署を登録すると、サイドバーのコンタクト一覧が部署ごとにグルーピングされます。 1. 管理画面 →「部署・窓口」タブ →「部署管理」セクション 2. 「部署追加」ボタンで部署名を入力して保存 3. ユーザーへの部署割り当ては「ユーザー」タブから編集 ■ メッセージ転送 1. 転送したいメッセージを右クリック（スマホは長押し） 2. メニューから「転送」を選択 3. 転送先のルームまたはDMを選択 テキストとファイルがそのまま転送されます。転送先に翻訳BOTがいる場合、自動的に翻訳されます。 ■ レポート機能 AIがルームの会話を分析し、日次レポートを自動生成します。 レポートの有効化 1. 管理画面またはルーム管理画面でルームを編集 2. 「日次レポート自動生成」にチェックを入れて保存 3. 毎朝4時にAIがレポートを自動生成します レポートの閲覧 チャットヘッダーのレポートアイコンをクリック → レポート一覧 → 日付をクリックで別タブ表示 レポート内容: エグゼクティブサマリー、主要トピックと進捗、決定事項・アクションアイテム、共有ファイル一覧、未解決の課題・次のステップ ■ メッセージの基本操作 送信: テキスト入力欄にメッセージを入力し、送信ボタンまたはEnterキーで送信。ファイル添付はドラッグ&ドロップ、Ctrl+V、またはクリップアイコンから。 編集: 自分のメッセージを右クリック→「編集」。翻訳BOTがいるルームでは再翻訳されます。 削除: 自分のメッセージを右クリック→「削除」。管理者は他のユーザーのメッセージも削除可能。 返信: メッセージを右クリック→「返信」。元のメッセージが引用表示された状態で返信を入力できます。 ■ リアクション メッセージに絵文字でリアクションできます。 ・メッセージを右クリック（スマホは長押し）するとリアクションバーが表示 ・6種類の絵文字（👍❤️😂😮😢👏）から選択 ・同じ絵文字を再度タップすると取り消し ■ メッセージ検索 サイドバー上部の検索アイコンからキーワード（2文字以上）で検索。 検索結果にはスニペット表示され、クリックするとそのメッセージにジャンプします。 ■ 既読確認 メッセージの右下に「既読」と既読人数が表示されます。クリックで既読ユーザー一覧を確認。 サイドバーのルーム一覧に未読メッセージ数がバッジで表示されます。 ■ プッシュ通知 アプリ内の🔔（ベル）アイコンをタップして通知を有効にします。 iPhoneの場合、ホーム画面に追加（PWAインストール）した状態で通知を有効にする必要があります。 ■ 画面のカスタマイズ ルーム背景色: チャットヘッダーのパレットアイコンから変更 フォントサイズ: プロフィール画面から小・中・大の3段階 送信キー: プロフィール画面からEnter送信 / Ctrl+Enter送信を選択 --- © TranChat